提高检测实验室内审工作质量的途径

品质管理

提高检测实验室内审工作质量的途径
文/亢秀杰

    检测实验室为满足客户要求，保证检验结果质量，均按照有关标准和准则要求建立管理体系，并使之有效运行。特别是第三方公证检验机构，管理体系的建立与运行应符合《实验室资质认定评审准则》要求，获CNAS认可的实验室还应满足《实验室认可准则》的要求。在管理体系诸多要素中，内部审核是实验室自我约束、自我诊断和自我完善的一项重要活动，内审质量的好坏，直接关系到体系运行的效果和自我提高的能力。笔者从事实验室管理多年，对如何提高内审工作谈几点认识。

领导重视是关键质量管理八项原则其中之一是领导作用。实验室最高管理者的领导作用、承诺和积极参与，对体系的建立并保持有效运行是必不可少的。内审作为体系运行的一个重要环节，领导的重视与参与内审的重视度和支持度，起着关键作用。按照认可准则的要求，实验室的内审工作由质量负责人领导，在一些实验室质量负责人由实验室领导成员担任，而有的实验室则由中层干部担任，受其行政职务的影响，领导的权威性直接影响到内审的质量，极易造成内审工作流于形式，走过场，被审核部门配合不积极，不符合项得不到有效纠正，内审员积极性不高等问题。实践证明，哪个实验室一把手重视内审，哪个实验室的内审工作做得好、效果佳。而领导重视应体现在三个方面。一是要听取质量负责人对内审工作的安排汇报，并提出指导意见；二是参与内审，参加首末次会议，并接受内审员对领导层的审核；三是关注内审结果，当发现系统性或严重不符合或其他异常影响到体系运行的问题时，应增加管理评审，集中审议加以改进。

    合格的内审员队伍是保障内部审核的执行者是内审员。内审员的能力素质和水平直接影响内审工作的质量。按照认可准则要求，内审员应具备三方面的基本条件。一是经过培训合格，包括认可准则、审核要求和审核方法、审核技巧等方面的培训。二是具备一定的资格，即熟悉本实验室管理体系和技术运作方式，有相应的能力、经验和水平。为人正直、做事公正、善于观察，有良好的沟通能力。三是经实验室最高管理者任命。对于绝大多数实验室来说，内审员在初次任命前都经过相关知识的培训，并取得相应培训机构颁发的内审员培训合格证。但在其后的体系运行中，内审员持续的培训和能力的保持往往被忽视，如认可政策规范、准则发生变化、体系文件修改后内审员未能及时进行培训，更由于个人经历、所在岗位、专业背景、责任心、沟通能力等方面的差异，在审核中常常出现对准则理解不正确、查找问题不准确，或只查一些皮毛，或查不出问题等等，导致内审不符合项很少，外审时问题却一大堆。因此，内审员的学习和培训应常态化，正确理解和把握准则及标准以及体系运行的要求，加强职业道德教育和专业知识的学习，质量负责人对内审员的工作应给予考核评价，落实奖惩制度，不断提高内审的质量。

    审核过程控制是重点审核过程包括制定内审实施计划、内审检查表、首次会议、现场审核、末次会议等。每一个环节都要认真对待，严格控制。第一，内审实施计划内容应全面，包括审核目的、审核依据、审核方式、审核重点、人员分工、时间安排等。

    经常出现的问题有审核依据不充分、缺少相关的内容，如认可准则在特殊领域的应用说明、资质认定的特殊条款等；人员分工不合理，有内审员审本部门的现象；审核重点不明确等问题。第二，内审检查表是内审员审核的工具，检查表的好坏很大程度上影响内审的质量。因此，审核前内审员应根据审核分工制作检查表。检查表应结合审核方式和审核要求，详细列出核查内容、核查方法、核查结果及核查说明。

    按部门审核的检查表，可依要素职能分配表将相应的核查内容逐条列出，并注明条款号。按要素审核的检查表可直接引用外审的现场评审核查表。检查表须经质量负责人审核把关。第三，内审首次会议是相互沟通学习的过程，实验室管理层、部门负责人、内审员须参加，特别是最高管理者参加可大大提高对内审的重视度，增强各部门的配合度，因此，首次会议切不可走过场。第四，现场审核是收集客观证据，审查体系运行的符合性的过程。内审员要根据审核检查表，通过询问、查阅资料、现场观察、抽取样本等方式逐条逐项进行核查，审核中发现问题要及时同被审核部门沟通、确认，在检查表中详细记录审核情况和审核结果。审核组长要把握好审核进度，在审核中有不同意见和争议时出面解决。第五，末次会议由审核组长通报审核结果，对不符合项提出整改要求。因此末次会议参加人员同首次会议，通报过程也是再一次加深学习、提高和沟通的过程，便于实验室各级管理者了解体系运行状况、发现问题和不足， 分析问题的根源， 制定有效的纠正措施， 达到持续改进的目的。

持续改进是根本内审的目的是发现问题，加以纠正，持续改进。因此，对内审不符合项，必须抓好纠正和预防措施的制定、落实及跟踪验证。制定纠正措施和预防措施要从分析原因着手，体系性不符合主要原因在于对准则和标准理解不全面，学习不深不透，同本单位实际结合不紧密；实施性不符合主要原因在于对体系文件学习宣贯不深入，执行力不强或文件的可操作性差；效果性不符合主要原因则是员工工作不认真、落实不到位。各责任部门要根据实际查找分析不符合的原因，制定切实可行、能直接解决根本问题的纠正措施和预防措施， 同时还要考虑经济成本等因素。纠正措施和预防措施制定后由质量负责人批准实施。纠正措施完成后内审员应对完成情况进行跟踪检查，验证其有效性，并记录检查结果。某些纠正措施可能导致体系文件的更改，要按照文件管理的要求及时纳入体系文件中，经批准后实施。实验室应通过内审对管理体系的有效性和符合性进行评价，主动寻找改进的机会，促进管理水平的提高，不断提高自我完善、自我改进的能力。
（ 作者单位： 山西省纤维检验局）